Dentro del registro de datos precisos en la base de datos, debe incluir información detallada sobre cada activo, como su ubicación, características técnicas, fecha de adquisición, proveedor, mantenimientos previos realizados, problemas recurrentes y cualquier otro dato relevante. Además, es esencial registrar cualquier modificación, reparación o mejora realizada en los activos, ya que esto garantiza la trazabilidad y la integridad de la información.

El control de la documentación asociada a los activos físicos es una práctica esencial que tiene como objetivo documentar la funcionalidad y el mantenimiento realizado en un activo específico a lo largo del tiempo. Proporciona una visión general de las acciones realizadas, los problemas encontrados, prioridades, fallos, costos y otros eventos relevantes relacionados con el activo en cuestión.

La disponibilidad de este histórico completo y confiable, permite al personal de mantenimiento realizar un análisis en profundidad de las necesidades. Al revisar los datos anteriores y los patrones de fallos recurrentes, se puede identificar la causa raíz de los problemas y tomar medidas preventivas para evitar su repetición en el futuro, esto reduce los tiempos de inactividad no planificados y mejora la confiabilidad y disponibilidad de los activos.

Asimismo, el acceso a la información histórica de los activos es valioso para poder consultar los registros y detalles específicos sobre el activo en cuestión. En esta se detalla las características del activo, desde su proveedor, contacto para emergencia, identificación e información sobre la seguridad y operatividad de este mismo. Con esta hoja se busca tener información vital del activo al alcance de cualquier persona involucrada en su operación y mantenimiento.

Por último, se recomienda también llevar un registro de inspecciones y datos sobre el mantenimiento preventivo del activo la cual es una herramienta estructurada para un correcto registro, seguimiento y análisis de información relevante sobre el estado de rendimiento del activo, así como las tareas de mantenimiento realizadas a lo largo del tiempo, proporcionando datos como el tipo de mantenimiento, frecuencia y personal a cargo.

Es importante remarcar que el registro adecuado de datos y el control de documentación acerca de los activos físicos es esencial para los planificadores, programadores y todo el personal de mantenimiento involucrado. Estas prácticas permiten un mantenimiento más eficiente y efectivo al proporcionar información precisa y actualizada sobre los activos, su historial y sus necesidades. Al invertir tiempo y recursos en mantener registros detallados y documentación completa, las empresas pueden maximizar la vida útil de sus activos, minimizar los tiempos de inactividad no planificados y mejorar la confiabilidad operativa en general.

Si quieres comenzar a llevar un registro adecuado, descarga nuestros formatos, recomendados por Doc R. Palmer en su libro Maintenance Planning & Scheduling Handbook.