AUTOR: Pabelon
Veinte órdenes de trabajo de una hora y veinte órdenes de ocho días aparecen exactamente igual en tu reporte de backlog.
Y no son ni remotamente el mismo problema.
Ese es el error más extendido en la medición del backlog de mantenimiento, y no es un detalle de forma. Es la diferencia entre tener un número que te sirve para decidir y tener un número que solo sirve para llenar una diapositiva.
El backlog se mide en tiempo
La definición del SMRP Best Practices es explícita: el backlog es la cantidad de trabajo pendiente expresada en semanas de cuadrilla. No en órdenes, no en pesos, no en porcentaje de avance.
La fórmula es esta:
Todos los componentes se miden en la misma unidad, normalmente horas-hombre. El resultado se lee en semanas: “tenemos tres semanas y media de backlog” significa que si la cuadrilla dejara de recibir trabajo nuevo hoy, tardaría tres semanas y media en vaciar la lista.
Contado en órdenes, esa frase es imposible de construir.
La capacidad de cuadrilla no es lo que parece
Aquí está el segundo error, y es más caro que el primero.
Casi todo el mundo calcula la capacidad multiplicando personas por horas: diez técnicos por cuarenta horas, cuatrocientas horas de capacidad. El SMRP define otra cosa. La capacidad de cuadrilla es neta: horas normales más tiempo extra autorizado, menos todo lo que consume tiempo sin ser trabajo de backlog.
El propio estándar lo ejemplifica. Una cuadrilla de diez personas a cuarenta horas semanales, con seis por ciento de tiempo extra autorizado, arranca con 424 horas brutas. Después se descuentan:
- Dos personas de vacaciones esa semana
- Una reasignada a ingeniería
- Dos horas de capacitación por persona
- Media hora de junta de seguridad por persona
- El consumo histórico semanal de trabajo de emergencia
Total descontado: 190.7 horas. Capacidad neta: 233.3 horas. Casi la mitad de lo que decía el cálculo ingenuo.
Cómo se desploma la capacidad de cuadrilla
De las horas brutas disponibles a la capacidad real para atender backlog.
Si divides tu backlog entre 424 en vez de entre 233, tu reporte dirá que tienes la mitad del backlog que realmente tienes. Y las decisiones de contratación, subcontratación y priorización se toman con ese número.
Hay dos backlogs, no uno
El estándar distingue dos métricas, y mezclarlas es el tercer error común.
Backlog listo : solo el trabajo que ya está preparado para ejecutarse. Planeación hecha, materiales comprados, mano de obra estimada. Se puede programar mañana.
Backlog planeado : el anterior más el trabajo que ya pasó por planeación pero todavía no se puede programar, por razones como disponibilidad del equipo, ventana de paro, permisos ambientales o espera de una grúa.
Son cosas distintas y tienen objetivos distintos:
| Métrica | Objetivo del SMRP |
|---|---|
| Backlog listo | 2 a 4 semanas |
| Backlog total | 4 a 6 semanas |
Los dos backlogs contra sus objetivos
Un mismo backlog, dividido entre trabajo listo para programar y trabajo aún no programable.
2–4 SEMANAS
4–6 SEMANAS
Reportar un solo número agregado esconde justo lo que importa: si tienes cinco semanas de backlog pero solo media semana está lista para programar, tu problema no es de capacidad de ejecución. Es de planeación.
Qué te dice el número una vez bien calculado
Un backlog bien medido responde tres preguntas que de otro modo se contestan por intuición.
¿Tengo la cuadrilla del tamaño correcto?
Un backlog listo por debajo de dos semanas significa cuadrilla ociosa, o —más frecuente— que hay trabajo que nadie está identificando ni registrando. Un backlog sostenidamente por encima de seis semanas significa capacidad insuficiente para el trabajo que la planta genera.
¿Debo contratar o subcontratar?
El estándar es claro en que esta métrica existe para balancear recursos contra trabajo disponible. Si el backlog crece semana tras semana, tienes evidencia numérica para pedir gente o autorizar contratistas. Sin ella, la conversación con dirección es una opinión contra otra.
¿Estoy programando de menos?
Este es el cruce más revelador. Un cumplimiento del programa del cien por ciento con un backlog que crece no es un logro: significa que se está programando poco para garantizar el cumplimiento. El indicador se ve bien y la planta se hunde.
El backlog no solo te dice cuánto trabajo tienes. Te dice si tienes la capacidad, los recursos y la programación necesarios para atenderlo.
Un backlog inflado es tan inútil como uno mal medido
Antes de calcular nada, hay que depurar. Órdenes duplicadas, trabajos que ya se ejecutaron pero nadie cerró, solicitudes de hace tres años que ya no aplican porque el equipo se dio de baja.
Un backlog con basura acumulada dice que tienes doce semanas de trabajo pendiente cuando en realidad tienes cuatro. Y ese número, además de inútil, quema credibilidad: cuando pidas recursos con base en él y alguien revise la lista, pierdes la conversación entera.
La depuración no es una tarea de una vez. Es parte del ciclo.
En resumen
- El backlog se mide en semanas de cuadrilla, nunca en número de órdenes
- La capacidad de cuadrilla es neta, después de vacaciones, capacitación, juntas, reasignaciones y consumo de emergencias
- Hay dos backlogs: el listo para programar y el planeado total, con objetivos distintos
- Se lee junto al cumplimiento del programa, nunca aislado
- Un backlog sin depurar no sirve para pedir recursos
Calcula el tuyo
Armamos una calculadora en Excel con las métricas del Pilar 5 del SMRP — backlog listo, backlog planeado, cumplimiento del programa, trabajo reactivo, trabajo proactivo y wrench time— usando las fórmulas oficiales del Best Practices 6ª edición.
Obtiene la capacidad neta de cuadrilla sola, a partir de tus horas y tus descuentos, y marca en rojo los resultados que quedan fuera del objetivo del estándar.