¿Qué es el backlog de mantenimiento y cómo se calcula?
Descarga nuestra calculadora con 10 indicadores de mantenimiento y sus valores de referencia.
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El backlog es la cantidad de trabajo pendiente de tu área, expresada en semanas de cuadrilla. No en número de órdenes de trabajo, que es como se reporta en la mayoría de las plantas y es donde empieza el problema: veinte órdenes de una hora y veinte de ocho días aparecen idénticas en el reporte, y no son ni remotamente la misma carga.
Esta calculadora trae las fórmulas ya montadas. Capturas tus datos y obtienes diez indicadores de administración del trabajo (los dos backlogs, cumplimiento del programa, trabajo reactivo, wrench time y más) cada uno comparado contra el valor de referencia internacional.
¿De dónde salen estas fórmulas?
Del SMRP Best Practices, publicado por la Society for Maintenance & Reliability Professionals, una asociación profesional estadounidense. Es el documento que define cómo se calculan las métricas de mantenimiento a nivel internacional, y el que establece qué valor se considera un buen desempeño para cada una.
Es también el estándar sobre el que está construido el examen de certificación CMRP, la credencial más reconocida del campo.
Cada indicador de esta calculadora indica su número de métrica y su página en ese documento, para que puedas verificarlo.
La herramienta: Calculadora de blacklog de mantenimiento
¿Qué obtienes?
Diez indicadores calculados, cada uno con su valor actual, su comparación contra el objetivo del SMRP y su estado. Más seis gráficas de tendencia con la línea de objetivo encima.
Empieza con un solo mes: No necesitas un año de historia para usarla. Funciona desde el primer periodo que captures, y las tendencias se van dibujando conforme agregues meses.
Los indicadores que calcula
Backlog planeado y backlog listo
Son dos métricas distintas y mezclarlas esconde justo lo que importa. El backlog listo es el trabajo que ya está preparado para ejecutarse: planeación hecha, materiales comprados, mano de obra estimada. Se puede programar mañana. El backlog planeado incluye además el trabajo que ya pasó por planeación pero todavía no se puede programar, por disponibilidad del equipo, ventana de paro o espera de una grúa. Si tienes cinco semanas de backlog total pero solo media semana está lista, tu problema no es de capacidad de ejecución, es de planeación.
Cumplimiento del programa
Qué proporción del trabajo programado para la semana se ejecutó efectivamente.
Nunca se lee solo. Un cumplimiento del cien por ciento con el backlog creciendo significa que se está programando de menos para garantizar el indicador.
Trabajo reactivo y proactivo
Aquí hay una precisión del estándar que casi todos pasan por alto: el trabajo reactivo no es todo el correctivo. Es el trabajo que irrumpe en el programa semanal. Un correctivo que salió de una inspección predictiva, se planeó y se programó no es reactivo: es el resultado esperado de un programa que funciona.
Trabajo planeado
Órdenes que pasaron por un proceso formal de planeación: se identificó mano de obra, materiales, herramientas y requisitos de seguridad antes de empezar. No es lo mismo que trabajo programado. Se puede programar algo sin haberlo planeado, y sale caro.
Wrench time
La proporción del tiempo pagado que el técnico dedica efectivamente a la tarea. Se mide por muestreo de trabajo, no por autorreporte. Un wrench time bajo casi nunca es problema de voluntad del técnico. Es problema de planeación, de materiales que no estaban listos, de permisos que tardaron y de distancias que nadie consideró al programar.
Sobretiempo y mejora continua
El sobretiempo alto sostenido indica capacidad insuficiente o mala programación. Las horas de mejora continua miden cuánto esfuerzo se dedica a que las cosas dejen de fallar, en vez de a atenderlas cuando fallan.
Las fórmulas
Capacidad neta de cuadrilla
Horas normales + tiempo extra autorizado − descuentos de capacidad
Backlog planeado (semanas)
(Trabajo planeado + Trabajo listo) ÷ Capacidad neta
Backlog listo (semanas)
Trabajo listo ÷ Capacidad neta
Cumplimiento del programa (%)
(Órdenes ejecutadas según lo programado ÷ Órdenes programadas) × 100
Trabajo reactivo (%)
(Horas que irrumpieron el programa ÷ Horas totales mano de obra) × 100
Wrench time (%)
(Observaciones con llave en mano ÷ Observaciones totales) × 100
Cómo interpretar tus resultados
Sobretiempo y mejora continua: El sobretiempo alto sostenido indica capacidad insuficiente o mala programación. Las horas de mejora continua miden cuánto esfuerzo se dedica a que las cosas dejen de fallar, en vez de a atenderlas cuando fallan.
Qué significa estar fuera de rango
- Backlog listo por debajo de 2 semanas. Cuadrilla ociosa, o trabajo que nadie está identificando ni registrando.
- Backlog listo por encima de 4 semanas. Capacidad insuficiente para el trabajo que la planta genera, o mala priorización. Es el dato con el que se justifica contratar o subcontratar.
- Trabajo reactivo por encima del 10%. El propio SMRP advierte que este objetivo no es alcanzable sin una práctica proactiva robusta y madura. Si estás en 30%, la meta del año que viene no es 10%: es 22%.
- Wrench time por debajo de 50%. Igual: el objetivo requiere planeación robusta y un entorno altamente proactivo. No se logra exigiéndole más al técnico.
Por qué importa medirlo
Justificar plantilla con evidencia. Un backlog creciente medido en semanas de cuadrilla es un argumento numérico para pedir gente o autorizar contratistas. Sin él, la conversación con dirección es una opinión contra otra.
Detectar programación insuficiente. El cruce entre cumplimiento del programa y tendencia del backlog revela el caso que se disfraza de éxito.
Cuantificar el costo de improvisar. El trabajo reactivo cuesta varias veces más que el mismo trabajo planeado, por sobretiempo, compras de urgencia y paro no programado.
Atacar la productividad donde está el problema. Un wrench time bajo señala fallas de planeación y logística, no de esfuerzo.
| Indicador | Objetivo del SMRP |
|---|---|
|
Backlog listo |
2 a 4 semanas |
|
Backlog planeado total |
4 a 6 semanas |
|
Cumplimiento del programa |
Mayor a 90% |
|
Trabajo reactivo |
Menor a 10% |
|
Trabajo proactivo |
Mayor a 80% |
|
Trabajo planeado |
Mayor a 90% |
|
Wrench time |
50% a 55% |
|
Sobretiempo |
Menor a 5% |
|
Mejora continua |
Mayor a 5% |
¿Tienes dudas sobre esta herramienta?
No, es gratuita y de uso libre, solo necesitas completar el formulario y te redirigirá a la herramienta.
No. Es un archivo de Excel normal.
No. Funciona desde el primer periodo que captures. Las gráficas de tendencia se van completando conforme agregues meses.
Sí, las etiquetas son texto: cámbialas por semanas o trimestres.
Del SMRP Best Practices, 6ª edición (2021). Cada indicador indica su número de métrica y su página en el estándar.
Un archivo por área. Estas métricas miden un proceso de trabajo concreto, y mezclar áreas con prácticas distintas produce promedios sin significado.