Gerardo Trujillo, 03 febrero 2023
Contenido
El conocimiento y la manera de gestionarlo son fundamentales para el logro de los objetivos de implementación de programas de confiabilidad y mantenimiento. Esta presentación aborda el diseño del programa de entrenamiento y el plan carrera para la preparación de las competencias de cada uno de los elementos del área de mantenimiento y confiabilidad.
Se identifican los conocimientos, habilidades y el grado de profundidad de acuerdo con la Taxonomía de Bloom para cada posición, de tal manera que las responsabilidades estén acordes con los conocimientos. Se muestra el paso a paso para diseñar un plan de entrenamiento corporativo y el resultado que optimiza los recursos, alinea el entrenamiento de manera secuencial y con base en los objetivos de la organización.
¿Por qué se requiere desarrollar un plan de entrenamiento?
El error humano es la causa más común de fallas en cualquier industria, se estima que el 80% de los errores de mantenimiento involucran factores humanos.
El error humano es universal e inevitable, pero es importante reconocer que los errores son
consecuencias, no causas.
Una de las causas del error humano está relacionada con el conocimiento: estos ocurren comúnmente cuando las personas realizan tareas con conocimiento, experiencia u orientación insuficientes para realizar una tarea o para juzgar si una tarea se está haciendo correctamente.
- Falta de conocimiento: la tarea de reparación / reemplazo no se completó con éxito debido a la falta de conocimiento o habilidad por parte de la persona que realiza la reparación.
- Falta de juicio: el equipo fue devuelto al servicio después de una tarea de mantenimiento de alto riesgo sin que la reparación haya sido inspeccionada / probada adecuadamente.
La capacitación es la mejor manera de reducir los errores humanos relacionados con las deficiencias de conocimiento. Además, las estrategias y planes de la organización dependen completamente de su gente, y las personas solo pueden hacer tanto como su conjunto de habilidades y conocimientos les permitan.
Si la brecha de habilidades se amplía por la falta de capacitación podría significar estrés adicional, disminuir la calidad del trabajo, planes y objetivos comerciales no cumplidos, ralentizar la productividad de los empleados y crear desconexión con la fuerza laboral, lo que podría conducir a problemas con la retención y un ciclo interminable de recién llegados no calificados.
¿Qué es un plan de capacitación?
Un plan de capacitación es un documento que comunica a la gerencia y a las partes interesadas detalles del programa de capacitación propuesto. Un plan de capacitación aprobado autoriza al equipo del proyecto a gastar recursos para el desarrollo, implementación y ejecución del programa de capacitación propuesto.
El plan de capacitación describe información crítica sobre las motivaciones, objetivos, cronograma, estrategias para diseñar y desarrollar currícula y materiales de capacitación de apoyo, métodos para la implementación, campañas para la mejora continua del programa de capacitación, y ayuda a garantizar que las partes interesadas estén debidamente capacitadas para su función laboral específica.
El plan de capacitación describe información relacionada con elementos tales como:
- Motivo y objetivos de la capacitación
- El perfil de alumnos
- Requisitos de capacitación
- Estrategia de capacitación
- Horario de entrenamiento
- Recursos de capacitación
- Entorno de capacitación
- Materiales de capacitación
- Métodos de evaluación y
- Medición del desempeño del programa
Un plan de capacitación de empleados describe las estrategias, actividades, necesidades, objetivos, entregables y currículo que se utilizarán para capacitar a los empleados en toda la organización.
Problemas y obstáculos comunes de la implementación de un plan de capacitación
Los planes y programas de capacitación son vistos comúnmente como un costo (tanto en tiempo como en recursos) en la mayoría de las empresas y áreas, pero esto se vuelve especialmente cierto en áreas de mantenimiento y confiabilidad donde nos hemos acostumbrado a correr, apagar incendios y efectuar solicitudes de emergencia en las que nuestro equipo y personas siempre deben estar listos para la acción.
La siguiente es una lista de las razones por las que los programas de capacitación en mantenimiento se vuelven complicados de vender a niveles más altos.
No tenemos tiempo
Sacar a un equipo de técnicos de sus trabajos durante 3 días debe parecer una locura para muchas empresas que trabajan en un entorno de mantenimiento reactivo continuo. La planificación para que el equipo técnico no esté disponible en el trabajo debido a la capacitación es una de las mayores complicaciones al planificar un programa de capacitación.
Mala comprensión del mantenimiento y su impacto
Los niveles más altos de la empresa y otras áreas, con frecuencia se ven abrumados y confundidos con la jerga técnica que acompaña los conocimientos para las estrategias de mantenimiento. Puede ser difícil de entender por qué es necesaria la capacitación en la taxonomía utilizando ISO 14224 y cómo este conocimiento impactará positivamente al negocio, lo que conduce a menos posibilidad de aprobación de la capacitación en mantenimiento.
No hay conocimiento sobre qué, cómo, y dónde entrenar
El mundo del mantenimiento y la confiabilidad es muy grande. La cantidad de temas y profundidad de conocimiento pudiera poner un reto muy complicado a quienes tratan de definir la matriz de educación.
Los temas van desde estrategias de alto nivel como la gestión de activos, diseño de la estrategia, estudios de confiabilidad y simulaciones, hasta la capacitación muy especializada para técnicos en hidráulica, alineación, balanceo, lubricación o análisis de aceite (que incluso expertos que llevan años estudiándolo y todavía se sorprenden con sus detalles).
En otros niveles intermedios, los temas de planificación y programación, análisis de modos de falla, análisis de causa raíz, análisis de riesgos, vibraciones, termodinámica, neumática, etc., complican mucho la tarea de seleccionar los temas, la secuencia, el método, la profundidad, la duración y la selección del socio adecuado para proporcionar una educación efectiva y eficiente.
El costo de la pérdida de conocimientos
Cuando la fuerza de trabajo se jubila y, al mismo tiempo se incorpora una nueva mano de obra joven y sin conocimientos para hacerse responsable de gestionar y mantener los equipos más complejos y críticos con casi cero experiencia y conocimiento, se pierde la oportunidad de ser entrenada desde dentro con el conocimiento y experiencia de quienes se retiran. Este problema se agrava cuando la organización no cuenta con procedimientos documentados que aseguren el conocimiento institucional que de otra manera se perderá en la mente de quien se retira.
En muchas organizaciones, estas situaciones han destruido o minimizado el valor de la capacitación y han complicado la tarea de desarrollar programas de capacitación de largo plazo efectivos y sostenibles para el área de mantenimiento y confiabilidad.
¡Forma parte de nuestra comunidad!
Suscríbete a nuestra comunidad y recibe información relevante, herramientas de gran utilidad y artículos sobre mantenimiento, confiabilidad y gestión de activos
¡Forma parte de nuestra comunidad!
Suscríbete a nuestra comunidad y recibe información relevante, herramientas de gran utilidad y artículos sobre mantenimiento, confiabilidad y gestión de activos
Cómo crear un plan de capacitación sostenible, recurrente y exitoso
Todos los planes de capacitación son muy diferentes, pero deben tener una cosa en común, debemos capacitarnos para impulsar el valor empresarial.
PASO 1
Define POR QUÉ necesitas crear un plan de entrenamiento
Crear un nuevo plan de capacitación para el área de mantenimiento y confiabilidad puede ser un gran desafío y, a veces es abrumador. Pero ese sentimiento puede ser reducido entendiendo por qué queremos un plan de capacitación o qué queremos lograr al capacitar así y priorizar esas necesidades de capacitación.
El primer paso es elaborar una lista de objetivos y necesidades de capacitación. Para ayudar a clasificar esos objetivos hemos resumido las necesidades de capacitación en estas cuatro categorías:
Fallas y dolores comunes
- Falla del rodamiento debido a un exceso de engrase; Capacitación en engrase ultrasónico.
- Sobrecarga del sistema hidráulico; Capacitación en hidráulica
- Tiempo excesivo de parada debido a la estrategia de mantenimiento reactivo del 90%; RCM, FMEA, capacitación en mantenimiento basado en condición.
- Costo excesivo de repuestos; Entrenamiento en repuestos centrados en la confiabilidad.
- Concentración del trabajo en pocos técnicos calificados; Capacitación básica en mantenimiento mecánico, hidráulica y neumática.
Proyectos
- Instalación de una nueva línea de producción; Especificaciones del equipo, alineación, balanceo, fijación, lubricación (FLAB) y capacitación en mantenimiento de precisión.
- Pasar a un nuevo sistema de gestión de mantenimiento (GMAO); Entrenamiento en planificación y programación, Capacitación en el uso de la herramienta.
- Implementación de nuevos sensores y dispositivos IoT; Electrónica, Sensores, capacitación en gestión de datos, ciberseguridad, algoritmos matemáticos, etc.
Estrategias de mantenimiento
- Aplicar una estrategia de Mantenimiento basado en condición (CBM); Capacitación en análisis de aceite, termografía, vibración, ultrasonido y otras tecnologías.
- Programa de confiabilidad habilitado para lubricación; Capacitación en procesos de lubricación y análisis de aceite
- Proceso de decomisionamiento; Capacitación en análisis de costo del ciclo de vida
Necesidades del negocio
- Conjuntos de habilidades necesarios para gestionar el negocio; Capacitación por perfil, responsabilidad y plan de carrera.
- Cambio en las líneas para producción ágil; Capacitación en Ingeniería de mantenimiento y confiabilidad
- Reducción del costo de energía y disminución de la huella de carbono; Capacitación en eficiencia de motores eléctricos
- Métodos de producción automatizados; Electrónica, Sensores, Capacitación en gestión de datos.
Definir por qué necesitamos capacitar facilitará la fragmentación del plan de capacitación en partes más manejables, así como garantizar que los resultados de la capacitación sean fáciles de medir y claros.
PASO 2
Alinear el plan de capacitación para impulsar el valor del negocio
Cuando los planes de capacitación no tienen éxito o se quedan cortos, generalmente se debe a que las partes interesadas no tienen una visión alineada o motivadores lo suficientemente profundos como para sostenerla y hacer que tenga éxito.
Lo primero que debemos hacer es alinear nuestro plan de capacitación para impulsar el valor del negocio, incluso antes de establecer nuestros temas de capacitación, objetivos o incluso seleccionar a las personas que queremos desarrollar.
Figura 1: Alinear para dar valor al negocio
La capacitación debe generar valor para nuestras empresas
Necesitamos entender cómo el plan de capacitación afectará nuestros objetivos de área y cómo esos objetivos permiten e impulsan los objetivos de otras áreas y traducen nuestros objetivos de mantenimiento en un valor más comprensible para otras áreas y para nuestro propio equipo.
Cuando nuestro plan de capacitación se traduce en objetivos comprensibles es más fácil conseguir el respaldo y la implicación de todos los demás grupos interesados (stakeholders).
Esto nos ayuda a priorizar. No es posible enfocarse en todo de inmediato, de ahí la necesidad de priorizar. La priorización no significa necesariamente centrarse en el objetivo o la capacitación más importante. Y la priorización no significa necesariamente elegir la necesidad principal, resolverlo al 100% y pasar al siguiente en la lista. En cambio; la priorización requiere evaluar las necesidades de los conjuntos de habilidades que proporcionen la mayor ventaja para la empresa.
PASO 3
Definir qué habilidades y áreas se necesitan
Una vez que tengamos claro nuestro propósito, motivador y prioridades claras para nuestro plan de entrenamiento, podemos comenzar a definir sus bases:
- ¿Qué temas debemos cubrir?
- ¿Quién debe recibir capacitación?
- ¿Hasta qué nivel de competencia?
- ¿Cuál es la duración del programa?
- ¿Cómo se impartirá la capacitación?
Para definir qué temas debemos cubrir en nuestra capacitación necesitamos tener una visión completa de todas las áreas de conocimiento y su relación con nuestros procesos.
Tratar de abarcar todos los temas y áreas de mantenimiento, confiabilidad y gestión de activos es un proyecto desalentador si lo queremos hacer por nosotros mismos, hay muchas organizaciones y asociaciones profesionales que ya han abordado esta situación y, como resultado, hay cientos de marcos, artículos, métodos y propuestas para dar sentido a la gran cantidad de conocimientos y áreas relacionadas con el mantenimiento y la confiabilidad.
Figura 2: Cuerpos de conocimiento globales
Para ello, hemos recopilado y resumido de diversos marcos como el Foro Global de Mantenimiento y Gestión de Activos (GFMAM), la Sociedad de Profesionales en Mantenimiento y Confiabilidad (SMRP), el Instituto de Gestión de Activos (IAM), ReliabilityWeb, Cuerpos de conocimiento de diferentes certificaciones como la CMRP, IAM Certificate y Diploma, CMRT, ICOGAM, CRE y muchas otras fuentes, en una estructura simplificada para que todos entiendan cómo las diferentes áreas de conocimiento trabajan juntas en el mantenimiento.
Esta estructura nos ayudará a definir en qué temas y roles debemos centrarnos:
Las actividades de gestión de activos definirán la estrategia de alto nivel para seguir los niveles de confiabilidad y mantenimiento en el diseño y ejecución de la estrategia.
La confiabilidad identifica y gestiona los riesgos, y encuentra una manera de reducir las pérdidas o los altos costos a través del control estadístico del proceso, los modelos y la predicción de la confiabilidad. Define las tareas de mantenimiento y mitigación necesarias para lograr la confiabilidad objetivo que satisfaga el plan de negocios de la organización.
La estrategia de mantenimiento ejecuta el plan para lograr la confiabilidad de los activos y el rendimiento de las instalaciones, al tiempo que equilibra los recursos asociados gastados y, en última instancia, el costo. Tenemos que asegurarnos de que estamos obteniendo suficiente retorno de nuestra inversión.
La ejecución del mantenimiento es el proceso en el que se realiza el trabajo. Si el trabajo no se realiza, entonces la ingeniería de confiabilidad para el mantenimiento y la gestión de la condición de los activos para el mantenimiento se convierten en ejercicios académicos.
Figura 3: Roles funcionales de mantenimiento y confiabilidad
Hemos creado una lista de temas y áreas de conocimiento en mantenimiento que puede usar para seleccionar los temas necesarios para su capacitación en función de los roles y procesos que definió anteriormente.
Cuando cualquier persona es contratada o promovida, se espera que desempeñe roles, que, en pocas palabras, son grupos de competencias y tareas requeridas para desempeñar una determinada función en la empresa para cumplir con los objetivos de su organización.
Competencias, habilidades y conocimientos
Una vez seleccionado el proceso, el área de conocimiento y el rol de la persona que necesita capacitación, necesitamos seleccionar las habilidades y el conocimiento necesarios para que cada rol haga su trabajo.
Dimensiones del conocimiento
No todas las personas deben ser expertas en todos los temas. Una de las premisas que debemos establecer al diseñar un plan de capacitación es identificar el nivel de profundidad en la que cada rol debe ser entrenado. Para ello utilizamos el ampliamente conocido concepto de la Taxonomía de Bloom que define la jerarquía de los objetivos educativos que se pretenden alcanzar con los alumnos. Los niveles sencillos (Conocer/Recordar, Entender y Aplicar) y los niveles complejos (Analizar, Evaluar y Crear) están relacionados con verbos que describen lo que el alumno será capaz de hacer al recibir esa capacitación.
Al diseñar el plan de capacitación para cada rol, se deberá especificar la dimensión de conocimiento objetivo para lograr para esta responsabilidad.
Figura 4: Taxonomía de Bloom
Generar el plan de capacitación para mantenimiento y confiabilidad
Los planes de capacitación que fracasan por lo general tienen dos ingredientes que son los que demeritan el entusiasmo y el aprovechamiento:
- Enseñan temas que el alumno ya sabe y
- Enseñan temas que el alumno no necesita.
Para diseñar un plan de capacitación exitoso en mantenimiento y confiabilidad primero definimos las necesidades del negocio (el PORQUÉ se requiere la capacitación), después, relacionamos esos objetivos con las áreas de proceso y luego nos vinculamos a los roles a cargo de esas áreas (el QUIÉN debe ser entrenado).
Cuando tenemos una idea clara de los roles ordenados por prioridad y las áreas de proceso, necesitamos desarrollar un mapeo y selección de las habilidades duras y habilidades blandas y conocimientos requeridos para cumplir con los objetivos de la responsabilidad que viene con el rol.
La selección de las habilidades blandas tiene que ver con los comportamientos humanos sociales y personales necesarios para colaborar en equipo y comunicarse efectivamente. Las habilidades duras se refieren a lo necesario para llevar a cabo una actividad y pueden variar con respecto a las competencias deseadas. Podemos dividir estas habilidades duras en Prácticas, Manuales, Cognitivas y Cerebrales. En las áreas de mantenimiento y confiabilidad, las habilidades duras podrían ejemplificarse con saber calcular la frecuencia de engrase, seleccionar y calcular indicadores, hacer un análisis causa raíz, participar en un equipo de AMEF, interpretar un reporte de termografía, etc. Las competencias ligadas a conocimientos están directamente relacionadas el porqué y el cómo de las cosas. Por qué se requiere una estrategia de confiabilidad, por qué es importante el mantenimiento de precisión, cómo se debe implementar una estrategia de mantenimiento basado en condición, etc. Está relacionada con información, sistemas, documentación, métodos, planes, tecnología, reglamentos, etc.
La selección de los temas a incluir en al plan de capacitación define la matriz (en QUÉ vamos a capacitar) de habilidades y conocimientos a incluir para cada persona.
Figura 5: Diseño del plan de capacitación
Ya seleccionados los elementos a considerar en el plan de capacitación, definimos el mapa de la capacitación con prioridades y el nivel de competencia requerido en cada tema, la selección del tipo de enseñanza (presencial, en línea sincrónico, en línea asincrónico o híbrido), la selección del instructor idóneo y la secuencia y duración del programa de entrenamiento (el CÓMO haremos el entrenamiento).
Selección del facilitador
Elegir el facilitador óptimo es una tarea clave para el éxito del programa. Nos solo se debe analizar las competencias del especialista, sino su estilo, versatilidad, transversalidad del conocimiento y aplicación directa en la industria. Muchos consultores nunca han estado directamente involucrados en el piso de planta y les cuesta aterrizar los conceptos de manera práctica, mientras que otros pueden estar en extremo opuesto donde su experiencia en un tipo de industria les dificulta aplicar el conocimiento en otras dimensiones o les hace falta soporte teórico y de fundamentos.
El proceso de selección se hace mediante una matriz de calificación de competencias, donde se consideran varios elementos entre ellos: calidad de los materiales, aplicabilidad del conocimiento, actualización, uso de propiedad intelectual propia y de terceros, apego a la normatividad, estilo, manejo de preguntas, solución de dudas, preparación de evaluaciones, motivación al grupo, puntualidad, etc.
Solución de casos
La selección del facilitador se hace pensando en el objetivo instruccional y las competencias deseadas. En algunos de los temas es deseable que los trabajos del curso sean aterrizados a un proyecto específico que resuelva un problema real de la organización. De esta manera el facilitador actúa a la vez como guía responsable de un proyecto de mejora que deberá ser planteado desde el inicio del curso y definidas las etapas de solución. Este es el escenario ideal de un plan de capacitación. Que se resuelvan problemas actuales y que el impacto económico de los proyectos resultantes de la capacitación pueda ser documentados como un elemento que permita calcular el retorno de la inversión en el programa de capacitación.
Evaluación de la capacitación
Al diseñar un programa de capacitación, se identifican los objetivos y los resultados deseados. Las evaluaciones tienen el rol principal de medir que esto sea así. La planificación de las evaluaciones que midan el logro de las competencias objetivo es tan importante como la creación de los objetivos y metodología de aprendizaje.
Estas evaluaciones deberán ser capaces de identificar el desempeño de cada alumno, el desempeño del grupo y del instructor. Mientras más minuciosa sea la evaluación y el análisis de los datos de las evaluaciones se podrá identificar un alumno que tiene bajo desempeño, un tema que no es comprendido por el grupo o la falta de interés y enganche de los participantes.
Con este análisis se pueden tomar medidas inmediatas individual, grupalmente, en el material y en la dinámica o actitud del facilitador. Pueden desglosarse los requerimientos de mejora por tema, por actividad o incluso por instructor. La metodología de análisis, la frecuencia de las evaluaciones y la revisión de los datos harán que la actividad de evaluación sea el parámetro principal del éxito del programa de capacitación.
Los componentes de la calidad y la definición de métricas
Según un estudio de datos de muchos años, de casi 200 millones de inscripciones en cursos, la calidad del aprendizaje se expresa en 4 componentes principales:
Tabla 1: Indicadores de desempeño del plan de capacitación
Las actividades y proyectos prácticos de solución de casos reales pueden impulsar tasas 30% más altas de desarrollo de habilidades, además de ganancias en satisfacción y resultados profesionales. Los programas que incluyen solución de problemas de aplicación son más difíciles, pero vale la pena el esfuerzo.
Conclusiones
La industria invierte desorganizadamente millones de dólares anuales en planes de entrenamientos desarticulados, sin secuencia, sin integración y con poca visión de los objetivos.
Muchas veces los cursos son asignados y aprobados a petición del personal que cree necesitarlos y pocas veces se obtienen las competencias requeridas para las posiciones o para desempeñar adecuadamente la responsabilidad es del rol. Crear un plan de capacitación en mantenimiento y confiablidad debe ser visto desde un enfoque profesional que se alinee con los objetivos del negocio para equilibrar el conocimiento, las competencias y el desempeño.
¿Te interesa saber más sobre los planes a la medida?
En Pabelon desarrollamos planes de capacitación para empresas enfocados a las áreas de mantenimiento, confiabilidad y gestión de activos.
Si te interesa más sobre este servicio para tu equipo de trabajo, contáctanos.
¡Forma parte de nuestra comunidad!
Suscríbete a nuestra comunidad y recibe información relevante, herramientas de gran utilidad y artículos sobre mantenimiento, confiabilidad y gestión de activos
¡Forma parte de nuestra comunidad!
Suscríbete a nuestra comunidad y recibe información relevante, herramientas de gran utilidad y artículos sobre mantenimiento, confiabilidad y gestión de activos
